Der erste Eindruck zählt

Wie der Vorhang einer Opernouvertüre legt der Anfang einer Veranstaltung den Grundstein für das gesamte Erlebnis. Die ersten zehn Minuten sind entscheidend und prägen die Stimmung. Daher sollte der Auftakt die Teilnehmenden emotional ansprechen, ihr Interesse wecken und die Relevanz des Events bestätigen.

Ein prägender erster Eindruck kann durch kleine, durchdachte Gesten oder Highlights erreicht werden, wie ein Willkommensgeschenk beim Eintritt, ein Cüpli-Empfang oder Live-Musik zur Begrüssung. Diese Details tragen dazu bei, dass sich die Gäste sofort wohlfühlen und den Event als lohnenswert empfinden, selbst wenn sie vorzeitig gehen müssen. Auch die Wahl der Location und Dekoration spielt eine entscheidende Rolle, da sie die Stimmung beeinflussen und die Besuchenden positiv stimmen können.

Ähnlich wie die Musik in den ersten Sekunden eines Films die Art des Genres verrät, kann sie geschickt ausgesucht, zu Beginn eines Events eine starke Botschaft vermitteln und die Stimmung massgeblich beeinflussen. Bei Preisverleihungen kann beispielsweise die richtige Musikwahl nach einer Pause subtil Spannung aufbauen und das Publikum erneut fesseln.

Starker
Schluss für langanhaltenden Eindruck

Ein gelungener Abschluss eines Events ist genauso entscheidend wie der Beginn. Er hinterlässt einen bleibenden Eindruck und sollte die Teilnehmenden mit einem positiven Gefühl und klaren Erinnerungen an die wichtigsten Botschaften nach Hause entlassen.

Eine effektive Möglichkeit, den Event zu beenden, ist die Zusammenfassung der zentralen Punkte. Dies kann auf künstlerische Weise durch eine Performance oder visuell durch die Präsentation von Highlights in einem Video geschehen. Eine solche Zusammenfassung erinnert nicht nur an die Höhepunkte des Events, sondern verstärkt auch die emotionale Resonanz bei den Teilnehmenden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Handlungsaufforderung, der «Call-to-Action». Dieser gibt den Teilnehmenden konkrete Anweisungen oder Empfehlungen, was sie nach dem Event tun sollen, sei es sich in informellen Gesprächen bei einem Kaffee zu engagieren oder Gelerentes umzusetzen. Ein überzeugender Call- to-Action fördert die Verbindung zum Eventthema auch nach dem offiziellen Ende.

Der Abschluss des Events sollte deutlich und strukturiert sein. Nach der Verabschiedung durch den Moderator können Massnahmen ergriffen werden, die das Ende signalisieren, wie der Einsatz lauter Musik und das Einschalten der Saalbeleuchtung. Dadurch wird eine angenehme und klare Verabschiedung gewährleistet, ohne abrupt zu enden.

Ein gut geplanter Abschluss ist wie der letzte Satz eines fesselnden Buches: Er hinterlässt den Leser mit einem Gefühl der Erfüllung und Vorfreude auf das, was kommt. Denn in der Welt der Events ist ein abruptes Ende wie ein unfertiges Kapitel – es lässt die Geschichte unvollständig und den Leser verwirrt zurück.